kommunestruktur.no : Prosjektplan (KS)

INNLEDNING 3
BAKGRUNN OG MÅLSETTING 3
POLITISK FORANKRING 3
PROSJEKTPERIODEN 5
ORGANISASJONSKART 5
REGIONAL ORGANISERING 6
PROSJEKTGRUPPER 6
RÅDMANNSUTVALGENE 6
REGIONALE DELPROJSJEKTLEDELSE 7
OVERSIKT REGIONSPROSJEKT 7
REGION NORD-NORGE 7
REGION MØRE OG ROMSDAL, NORD- OG SØR-TRØNDELAG 8
REGION VESTLANDET 8
REGION AGDER 8
REGION TEVEBU 9
REGION AKERSHUS/ØSTFOLD 9
REGION HEDMARK/OPPLAND 9
SENTRAL ORGANISERING 9
SENTRAL KOORDINERINGSGRUPPE 9
SENTRALT SEKRETARIAT 10
PROSJEKTFASER 11
FASE I 11
FASE II 11
FASE III 12
FASE IV 12
KOMMUNIKASJONSPLATTFORM 13
MÅLGRUPPE 13
PROSJEKTEIERE 13
INFORMASJON 13
BUDSKAPET - INNHOLD 14
BUDSKAP - FORM 14
SENTRALE KOMMUNIKASJONSKANALER 14

INNLEDNING
Dette notatet tar sikte på å gi informasjon om prosjektet "Framtidens kommunestruktur - kommuner med ansvar for egen utvikling" som ble initiert av KS i samarbeid med KRD høsten 2003, og de videre planene. Et såpass stort og omfattende prosjekt vil gjøre behovet for endringer og resultater kontinuerlig. Det er derfor naturlig at dette notatet først og fremst går inn på de formelle rammene knyttet til prosjektet, og mindre på innhold og resultater. Utover i 2004 vil det skje mye i kommune-Norge, og foreløpige resultater skal bli lagt ut på nettet fortløpende. Regionale prosjektplaner vil bli lagt ut fortløpende på nettet etter 15. mars 2004.

Bakgrunn og målsetting
KS og Regjeringen har inngått en samarbeidsavtale hvor kommunene utfordres til å gi innspill og debattere hensiktsmessigheten ved egne kommunegrenser i løpet 2005. Bakgrunnen for at KS nå setter seg i førersetet i kommunestrukturspørsmålet, er ønske om å legge premisser for en utvikling som vil prege kommunesektoren i årene som kommer.

Målet er kommuner som i framtiden evner å utføre de kommunale oppgavene godt og effektivt til beste for innbyggerne. Dette innebærer å styrke kommunene som velferdsytere, samfunnsutviklere og som lokaldemokratisk arena. KS har tatt ansvaret for å lede prosessen i kommunene hvor innspill og debatt knyttet til utvikling av konkrete og sannsynlige inndelingsalternativer vurderes som et virkemiddel for å møte dagens og fremtidens utfordringer. Resultatene skal fremlegges Stortinget i løpet av 2006

Staten har overtatt flere sentrale oppgaver fra fylkeskommunen de siste årene, og det er et kontinuerlig press på kommunene om standardisering, detaljstyring og øremerking av midler.

Dette begrunnes med behovet for tverrfaglig samordning og helhetlig tilbud til brukerne, uavhengig av kommunegrenser. Kombinert med økende grad av detaljstyring i kommunal sektor gjennom forskrifter og øremerking innebærer denne utviklingen at handlingsrommet i det kommunale selvstyret reduseres, samtidig som innbyggerne i økende grad stiller krav til tjenestenes omfang og innhold.

Et mottrekk til denne utviklingen vil være utviklingen av selvstendige kommuner som løser oppgavene til beste for innbyggerne. For KS og kommunene er det sentralt at kommunesammenslutning i seg selv er ikke et mål, men kan være et virkemiddel som motvekt til et stadig mer inngripende Storting og regjering. KS ønsker gjennom avtalen med regjeringen, å gi kommunene anledning til selv å legge føringer for hvordan reversere en utvikling mot ytterligere statliggjøring av den kommunale velferd.

KS har tatt ansvaret for å lede prosessen i kommunene hvor innspill og debatt knyttet til utvikling av konkrete og sannsynlige inndelingsalternativer vurderes som et virkemiddel for å møte dagens og fremtidens utfordringer. For å ta ut gevinsten ved sammenslåing, er det sentralt at rammebetingelsene sett fra kommunenes side også kartlegges.
Politisk forankring
Den politiske forankringen for prosjektet i sentralstyret i KS den 12.november hvor følgende vedtak ble enstemmig vedtatt:

 KS ønsker å bidra til en vurdering av hvordan kommune- og
region/fylkesstrukturen eller eventuelle andre organisasjonsformer kan bidra til et
styrket og reelt lokalt selvstyre med kompetanse og ressurser til å:
skape funksjonelle og levedyktige lokalsamfunn, kommuner, by-områder og regioner/fylker
yte gode og effektive tjenester til innbyggerne
gi innbyggerne gode muligheter for demokratisk deltakelse
sørge for innbyggernes rettssikkerhet.

 Uavhengig av en eventuell ny kommune- og fylkes-/regionstruktur er KS sitt utgangspunkt at større myndighet og ansvar overføres fra staten til kommunesektoren gjennom bl.a. mindre statlig styring, standardisering og kontroll og gi rom for et mer selvstendig inntektsgrunnlag og ansvar for egen utvikling.
Prosjektet bør belyse om en eventuell ny kommune- og fylkes-/regionstruktur kan
bidra til dette.

 På bakgrunn av dette vil KS samarbeide med staten om å etablere et felles nasjonalt prosjekt som med basis i KS i fylkene tar ansvar for å tilrettelegge for at kommunesektoren selv tar ansvaret for å vurdere kommunesammenslutning som et virkemiddel:

       Prosjektet skal tilrettelegge for regionsvise faglige utredninger av ulike
     inndelingsalternativer og sørge for at medlemmene gir innspill, drøfter og tar
     stilling til ulike inndelingsalternativer i løpet av våren 2005.
Prosjektet skal ledes av KS i samarbeid med KRD og rapporterer til en nasjonal koordineringsgruppe bestående av KRD og KS. Koordineringsgruppen skal samordne innspill fra kommunene og sørge for at spørsmål knyttet til overordnede økonomiske og politiske endringer kanaliseres inn i relevante fora, som f eks konsultasjonsordningen og Inntektssystemutvalget.
Det skal etableres regionbaserte delprosjekter med utgangspunkt i KS i fylkene som har ansvaret for å gjennomføre prosjektet innenfor sine områder. Hvert delprosjekt skal oppnevne en prosjektgruppe som skal følge prosjektet bestående av KS styrene lokalt og fylkesmannen.
Prosjektet vil kunne legge til rette for at KRD kan forberede en orientering for Stortinget basert på innspill fra kommunene vedrørende de foreslåtte inndelingsalternativene i løpet av høsten 2005/våren 2006.
Det forutsettes at Sentralstyret vil bli holdt løpende orientert om prosjektet.
KS legger til grunn at frivillighetslinjen knyttet til kommunesammenslåing videreføres.

KS legger opp til en drøfting av den regionale inndeling av landet med siktemål å utvikle
vekstkraftige og selvstendige regioner som kan styrke samfunns-, nærings- og
demokratiutviklingen i alle deler av landet i egen sak til sentralstyret.

Fra regjeringens side ble det 24. november vedtatt å gå inn i prosessen sammen med KS for styrke kommunesektoren.

Prosjektperioden
Fase Varighet Innhold Hovedansvarlig
I 09.03 - 02.04 Rigging av prosjektet
Forankring politisk sentralt og i fylkene KS, samarbeid med KRD
II 03.04 - 04.05 Gjennomføring av lokale diskusjoner, utredninger, lokalpolitisk forankring av resultatene KS v/prosjektgruppene
III 04.05- 12.05 Sentral koordineringsgruppe legger fram rapport med resultatene fra den lokale prosessen, sammenfatter resultatene og gir tilrådning til den videre behandling.
Rapporten behandles politisk i KS KS
IV Vår 2006 Behandling av resultater i Stortinget KRD

Organisering
For å sikre lokal forankring til en fremtidig endring, er det valgt en tradisjonell nedenfra-og- opp organisering. Dette er gjort for legge til rette for at hver enkelt kommune skal ha debattert og tatt stilling til ulike inndelingsalternativer i løpet av prosjektperioden, dvs 1. februar 2004 - 1. mai 2005. Det er nedsatt prosjektgrupper i hvert fylke som har ansvar for å sikre fremdrift
og gjennomføre en diskusjoner i sitt fylke.

Regional organisering
Prosjektgrupper
For hvert fylke opprettes det en prosjektgruppe, bestående av minimum:
 tre representanter fra fylkesstyret,
 en representant fra rådmannsutvalget i fylket
 fylkesmann eller assisterende fylkesmann

Prosjektgruppa skal sikre en god prosess i hvert fylke. Prosjektgruppene vil kunne legitimere en god prosess lokalt og har ansvar for å tilrettelegge prosjektet slik at kommunene ser nytten og behovet for å diskutere de framtidige utfordringene for egen kommune og de kommunene det er naturlig å samarbeide med. Delprosjektene i hvert fylke må også ta utgangspunkt i de diskusjonene om interkommunalt samarbeid og kommunesammenslutninger som er på gang.
Alle kommunene skal ha gjennomført en politisk debatt om framtidig situasjon som innebærer at de tar ansvar for egen utvikling og tar stilling til framtidig struktur. I den forbindelse skal kommunestruktur tilpasset framtidig behov vurderes. Det forutsettes at fordeler og ulemper ved de ulike inndelingsalternativ utredes. Prosessene skal være gjennomført av kommunene i løpet av 2004/tidlig 2005 med en prosjektstart 1. februar 04, og oppsummert i løpet av våren 2005.

Det er formulert følgende bestilling til prosjektgruppene:
Prosjektet forutsettes å fremme forslag om en kommunestruktur tilpasset et framtidig behov, som styrker kommunenes rolle i velferdspolitikken og som samfunnsutvikler, og fremmer lokaldemokratiet.

Dette innebærer:
 At prosjektgruppene legger til rette for en lokal utviklingsprosess som skal drøfte endringer i kommunestruktur i fylket/regionen - herunder evt. sammenslutninger på tvers av fylkesgrenser.
 De lokale prosessene skal munne ut i et grunnlag som gjør at de enkelte kommunestyrene kan ta stilling til de inndelingsalternativene som er aktuelle for sin kommune.
 På grunnlag av kommunestyrebehandlingen utarbeider prosjektgruppen en samlet rapport fra fylket til den sentrale koordineringsgruppa. Det forutsettes at fylkesstyrene i KS diskuterer rapporten før den oversendes den sentrale koordineringsgruppa.

Den sentrale prosjektledelsen vil bl.a. stille til disposisjon følgende verktøy for prosjektgruppene:
 Oversikt over relevant materiale.
 Scenariemetodikk.
 Analyseveileder .

Prosjektgruppene avgjør selv hvordan disse verktøyene skal brukes. Prosjektgruppene avgjør også om det skal hentes inn ekstern bistand til å utrede de mest aktuelle inndelingsalternativer - og hvilke utredningsmiljøer som evt. skal benyttes.

Rådmannsutvalgene
Den sentrale koordineringsgruppen har bedt rådmennene om å gi en spesiell bistand til gjennomføringen: "Rådmannsutvalgene bes om å bistå prosjektgruppene/prosjektlederne med å tilrettelegge det faglige grunnlaget for vurderingene, herunder forslag om en tjenlig kommunestruktur".

Regionale delprosjektledelse
For å sikre fremdrift og fylkesovergripende diskusjoner, er det ansatt regionale og fylkesvise prosjektledere som skal legge til rette for prosessen i kommunene sammen med prosjektgruppene. Prosjektlederne skal rapportere til prosjektgruppene. I tillegg stiller fylkesmannen med sekretariatsbistand for prosjektgruppen. KS lokalt skal også bistå prosjektleder og prosjektgruppen i deres arbeid. Prosjektlederne arbeider innenfor følgende geografiske ansvarsområde:
 Nord-Norge (Finnmark, Nordland og Troms)
 Møre og Romsdal/Trøndelag
 Vestlandet (Hordaland, Rogaland, Sogn og Fj)
 Agder (Aust- og Vest Agder)
 TeVe Bu (Telemark, Vestfold og Buskerud)
 Hedmark/Oppland
 Akershus/Østfold (Oslo)

Prosjektleder utgjør, sammen med bistand fra fylkesmannen, prosjektgruppens sekretariat og skal sørge for at prosjektene forankres i administrative og politiske fora i fylkene og sentralt, sikre fremdrift i henhold til planer. Senest pr 1.05.05 skal det være gjennomført en prosess i regionen og fylkene som skal bunne ut i ulike inndelingsalternativer hvor økonomiske eller andre rammemessige behov for endring er kartlagt på en slik måte at kommunene er i stand til å avgi en uttalelse knyttet til hensiktsmessigheten ved de ulike inndelingsalternativene. Til dette arbeidet, er det avsatt midler til ekstern kjøp av utredning. Prosjektleder skal, gjennom bruk av bl a scenarioteknikk, være en tilrettelegger for kommunene i deres arbeid med å se mulighetene og utfordringene knyttet til en framtidig kommunestruktur.

Oversikt regionsprosjekt
Region Nord-Norge
Prosjektleder
Finmark:
Øystein Sivertsen Troms:
Øystein Sivertsen Nordland:
Øystein Sivertsen, Mona Halsbakk(1/2)
Prosjektgruppe
Rolf E.Mortensen leder KS, ordfører Vardø,
Kirsti Saxi fylkesvaraordfører,
Bjørn Søderholm, ordfører Porsanger,
Bjørn-Atle Hansen leder RU,
Fylkesmannen Torbjørn Evanger, leder KS, Nordreisa
Varaordfører Pia Svensgård/Aud Karin Bjørn, Tromsø
Terje Olsen, fylkestingsmedlem
Leder RU, Birger Strøm
Fylkesmann Vilgunn Gregusson Alf Ivar Samuelsen nestleder styret, ordfører Flakstad,
Sissel Jakobsen styremedlem, ordfører Skjerstad,
Bjørn Larsen styremedlem, fylkestinget,
Wiggo Lauritzen leder RU, rådmann Fauske,
Ola Bjerkaas assisterende fylkesmann

Region Møre og Romsdal, Nord- og Sør-Trøndelag
Prosjektleder
Møre og Romsdal:
Alf Åge Berg(1/2) Nord-Trøndelag:
Erik Revdal (1/2) Sør-Trøndelag:
Alf- Petter Tenfjord(1/2)
Prosjektgruppe
Maritta Ohrstrand, KS leder M&R, ordfører Frei,
Roald Fiksdal,
Jan Petter Hammerø, ordfører Molde,
Ernst Kristiansen, leder RU, Nesset,
Ottar Brage Guttelvik, Fylkedirektør Bjørn Skjelstad, KS leder,
Bjørn Arild Gram,
Gerd Janne Kristoffersen, ordfører Verdal,
Kjell Fosse, rådmannsutvalget
Oddbjørn Nordset (ass. fylkesmann)
Arne L.Haugen, leder, ordfører Meldal,
Ivar Skei, ordfører Klæbu,
Oddbjørn Rømma, ordfører Åfjord,
Ivar Volden, leder KS,
Ola Borten Moe, kommunalråd Trondheim,
Berit Flåmo, rådmann Frøya,
Milian Myraune, fylkesrådmenn,
Kåre Gjønes, fylkesmann

Region Vestlandet
Prosjektleder:
Rogaland:
Tore Sirnes (del) Nurket Klem,
Hordaland:
Nurket Klem Sogn og Fjordane:
Steinar Ness (1/2)
Nurket Klem,

Prosjektgruppe
Tore Sirnes, leder, rådmann Sandnes,
Jon Skaara,
Jorunn Strand Vestbø,
Bjørg Tysdal Moe, KS leder,
- Tora Aasland, fylkesmann Magne Rommetveit, leder KS, ordfører Stord,
Olav Steinar Namtvedt, ordfører Radøy,
Solbjørg Åmdal Sandvik, ordfører Meland,
Svein Alsaker, Fylkesmann
Henry Dale, rådmann Sveio
Knut Aarethun, Leder KS , ordfører Lærdal,
Bjørn Lødemel, ordfører
Gerd Dvergsdal, ordfører
Terje Nævdal, RU
Oddvar Flete, FM

Region Agder
Prosjektleder Agder: Solveig Solbakken (1/2)
Prosjektgruppe
Maya Twedt Berli, Styreleder KS A-A, ordfører Vegårshei
Lars Lauhjell, Risør
Arne Thomassen, ordfører Lillesand
Torhild Bransdal, ordfører Vennesla, styreleder KS V-A,
Åse Lill Kimestad, ordfører Mandal,
Sigmund Oksefjell, politiker Kvinesdal,
Alf Martin Woie, Birkenes, leder RU A-A,
Hans Kr.Trægde, leder RU V-A.
Hjalmar I Sunde, FM A-A,
Ann-Kristin Olsen/Lars Erik Lyngdal, FM V-A

Region BTV
Prosjektleder
Telemark: Torunn H Kaasa Vestfold:Torunn H Kaasa Buskerud: Torunn H Kaasa
Prosjektgruppe:
Jørund A. Ruud, styreleder KS, fylkesutvalgsmedlem,
Såmund Gjersund, ordfører Fyresdal,
Heidi Hamadi, varaordfører Skien,
Knut A. Wille, leder RU, rådmann Skien,
Arne Malme, ass. fylkesmann Leder i KS-styret Nils Henning Hontvedt,
nestleder Per-Eivind Johansen,
Anne Rygh Pedersen
leder rådmannsutv. Svein Thorgersen.
Fylkesmannen?
Oddvar Grøthe, styreleder i KS B./ordfører i Hemsedal
Ulla Nævestad, nestleder i styret i KS B ,ordfører i Lier
Gerd Johnsen, styremedlem i KS B./pol. fra fylkeskommunen
Svein Aannestad. rådmannsutvalgets leder og rådmann i Ringerike
Kirsti Kolle Grøndal, fylkesmann

Region Akershus/Østfold
Prosjektleder:
Østfold: Trond Berg-Andreassen Akershus: Trond Berg-Andreassen
Prosjektgruppe:
Ordfører Jan Engsmyr, Sarpsborg
Ordfører Odd-Ingar Widnes, Skiptvedt
Fylkespolitiker Andreas Lervik
Rådmann Einar Evensen, Sarpsborg,
Fylkesmannen Morten Strand , leder KS, ordfører Asker,
Harald Espelund,
Andreas Hamnes, ordfører Skedsmo,
Jorun Larsen Glosli,
Tom Christoffersen, ordfører Nittedal,
Hildur Horn Øien, fylkesordfører,
Fylkesmann

Region Hedmark/Oppland
Prosjektleder Hedmark: Hans Kolstad (1/2) Oppland: Bjørn Fauchald (1/2)
Prosjektgruppe:
Jan Tyriberget (a) leder,
Marit Nyhus (sv),
Arnfinn Nergård (sp)
Rådmannsutvalget: Nestleder Svein M Skaaraas, Hamar.
Ass Fylkesmann Tormod Karlstrøm. Tore Hagebakken, leder KS Oppland, ordfører Gjøvik,
Aksel Hagen, fylkesvaraordfører,
Birgit Dyrset, Sel, kommunestyremedl.
Knut Sønju, leder RU, Jevnaker
Fylkesmann Kristin Hille Valla

Sentral organisering
Sentral koordineringsgruppe
Det er nedsatt en sentral koordineringsgruppe ledet av KS med følgende mandat og arbeidsoppgaver:

Koordineringsgruppa skal:
 Styre prosjektet ved å ta strategiske beslutninger og påse at prosjektet er forankret i politisk ledelse i kommunene, departement og KS.
 Sørge for ressurstilgang og tilrettelegge ressurser slik at prosjektet kan gjennomføres etter hensikten innen den definerte tidsperioden.
 Utarbeide nødvendige dokumenter og legge til rette for styringsverktøy for prosjektet som prosjektplan, budsjett, kommunikasjonsplan, prosessmetoder og utredningsgrunnlag.
 Koordinere aktiviteten og sikre den nødvendige framdrift i prosjektet.
 Koordinere og tilrettelegge innspill fra prosjektgruppene til politisk behandling i KS og regjering.

Gruppen har arbeidsmøter hver måned og består av
 Olav Ulleren, adm.dir KS (leder)
 Matz Sandman, leder KSs rådmannsutvalget
 Tor Saglie, dep.råd KRD
 Eivind Dale, ekspedisjonssjef KRD

Sentralt sekretariat
KSs adminstrative sekretariat består av Tor Magne Fredriksen, May-Britt Nordli og Brit Eirin Bøe Olssøn.
KRDs administrative sekretariat består av Erna Øren, Helle Sekkeseter og Hans Petter Gravdal.

Prosjektfaser

Fase Varighet Innhold Hovedansvarlig
I 09.03 - 02.04 Rigging av prosjektet
Forankring politisk sentralt og i fylkene KS, samarbeid med KRD
II 03.04 - 04.05 Gjennomføring av lokale diskusjoner, utredninger, lokalpolitisk forankring av resultatene KS v/prosjektgruppene
III 04.05- 12.05 Sentral koordineringsgruppe legger fram rapport med resultatene fra den lokale prosessen, sammenfatter resultatene og gir tilrådning til den videre behandling.
Rapporten behandles politisk i KS KS
IV Vår 2006 Behandling av resultater i Stortinget KRD

Fase I
Sept. 03 - Februar 04 - Rigging av prosjektet, forankring politisk sentralt, formell oppstart og opplæring av prosjektledere
 Vedtak om samarbeidsprosjekt i KS sentralstyre og regjering.
 Første møte i sentral koordineringsgruppe, 24.11.03. Andre møte 15.12.03.
 Avklaring av organisasjonsmodell, budsjett og rekruttering av prosjektledere regionalt.
 Lansering og informasjon om prosjektet i KS-systemet og fylkesmannsembetene.

Januar 2004 - rigging av prosjekt
 Oppstartsmøte med de regionale prosjektlederne: Målsetting: Rigging av verktøykasse og starte prosjektet.
 Videre jobbing med identifisere drivkrefter og utviklingstrekk som er relevante for problemstillingen i " Framtidens kommunestruktur". Som grunnlag for utredning av fordeler og ulemper ved de mest aktuelle inndelingsalternativene, foreligger det en analyseveileder med omtale av de meste relevante temaene som legges inn
 Ansettelse og formalisering av prosjektledere

Februar 2004 - mars 2004
 Prosjektledere og prosjektgrupper skal være på plass i samtlige regioner og fylker.
 Prosessbeskrivelse, temaintroduksjoner, prosessverktøy etc, ferdigstilles, kvalitetssikres og diskuteres med en referansegruppe bestående av sentrale ordførere og rådmenn i kommune-Norge som har erfaring med scenarier og framtidsbilder som arbeidsverktøy.
 Prosjektlederne samles for å få opplæring i bruk av verktøykassen, herunder faglige oppdateringer, prosesskompetanse og scenarieteknikk som metode.
 I hver region samles prosjektgruppene, i tillegg til prosjektledere, moderniseringskonsulent og eventuelt utredermiljø for å diskutere hvordan arbeidet, med utgangspunkt i metoden, skal drives og organiseres.
 Prosjektplan for regionsprosjektene utarbeides.

Fase II
Mars 2004 - april 2005 - Gjennomføring av lokale diskusjoner og utredninger knyttet til ulike inndelingsalternativer, lokalpolitisk forankring av resultatene
 Oppstart av en prosess med kommuner i hver region i henhold til sentrale føringer og lokale behov.
 Utarbeidelse av inndelingsalternativer som skal utredes nærmere.
 Forberedelse av videre utredning, herunder beslutning om eventuell ekstern utredningsbistand.
 Utredninger av inndelingsalternativer.
 Utarbeiding av beslutningsgrunnlag for kommunestyrebehandling.
 Kommunestyrebehandling av de utredede inndelingsalternativene
 Rapportering til KS sentralstyre kontinuerlig/ved behov.
 Skriftlig oppsummering av resultatene i hvert fylke v prosjektgruppene.
 KS-styrene i hvert fylke behandler prosjektgruppenes oppsummeringer.
 Sammenstilling av resultatene fra prosjektgruppene i KS.

Fase III
April - desember 05 - Politisk behandling av resultatene, oversendelse til departementet
 Oversendelse av resultater fra prosjektgruppene
 Sentral koordineringsgruppe legger fram rapport med resultatene fra den lokale prosessen, sammenfatter resultatene og gir tilrådning til den videre behandling.
 Rapporten behandles politisk i KS

Fase IV
Våren 2006 - behandling av resultater i Storting
 KRD forbereder saken for Stortinget.

Kommunikasjonsplattform

Det har vært en klart ønske og behov for prosjektet å utforme en kommunikasjonplattform som prosjekteierne legger til grunn for det videre arbeid i prosjektperioden. Plattformen tar i hovedsak opp utfordringer og strategier og er rettet mot den sentrale og lokale prosjektledelsen. Målsetting er å styrke og sammenfatte argumentasjon for å sikre oppslutning og engasjement i egne organisasjoner og i kommunene knyttet til gjennomføring av prosjektet for på den måten å fremstå mer helhetlig og med større gjennomslagskraft overfor "omverden".
Målgruppe
Målgruppen for informasjon er politisk og administrativ ledelse i kommunene og kommunestyrene
Indirekte målgruppe er media og ansatte for å mobilisere engasjement og debatt for å sikre et varig resultat.
Målgruppen for det endelige resultat av prosjektet er fornøyde innbyggere.
Prosjekteiere
KS og KRD er prosjekteiere.
Prosjektet skal fremstå profesjonelt, med et uttalt felles mandat og målsetting i henhold til den politiske forankring som ligger til grunn for prosjektet.
KS og KRD må klargjøre og kommunisere regelmessig med sin politiske ledelse for å sikre at korrekt informasjon om innhold, fremdrift og videre arbeid blir gitt. Dette skjer gjennom den sentrale koordineringsgruppen, fra KS: Olav Ulleren og gjennom konsultasjonsordningen.
Kommunestrukturspørsmålet er et "ofte stilt spørsmål" også i andre sammenhenger, og det er viktig at også resten av organisasjonen kan redegjøre for hvorfor og hvordan overfor medlemmene. Det er derfor sentralt å sikre forankring og gi informasjon i egne rekker.
Informasjon
Prosjektet skal kommuniseres åpent.
Informasjon til både kommuner og "omverden" skjer gjennom prosjektorganiseringen som er etablert: lokal prosjektleder, lokale prosjektgrupper, sekretariat i KS, den sentrale koordineringsgruppen samt politisk ledelse i KS og KRD.
Lokal prosjektledelse har ansvaret for å drive aktiv formidling av resultater og prosess gjennom aktiv bruk av lokale media og web.
I sekretariatet i KS er Tor Magne Fredriksen, Brit Olssøn og May-Britt Nordli kontaktpersoner for media.
1. mars etableres egen web som skal være en prioritert informasjonskanal til kommunene og "omverden" fra både regions- og sentralt nivå.
KSs informasjonsavdeling bidrar med politisk info, webutvikling og artikler.
Det lages - og vil bli laget flere informasjonsbrosjyrer som skal legges på nettet og i trykket form.
KRD og KS tar ansvar for å ha en beredskap også i prosjektperioden for å tilby verktøy og rådgivning ved implementering av eventuelle sammenslåinger i perioden etter 2005, dvs fase III og utover. Primærmålgruppen vil fortsatt være kommunene med deres fokus på organisering og innbyggerdialogen.
Informasjon om hvordan endringer i kommuneinndelingen kan påvirke de ansatte og hvilke tiltak som er vanlig at en kommune iverksetter når en gjennomfører omorganiseringsprosesser/virksomhetsoverdragelse, gis fortløpende gjennom KS organisasjon.

Budskapet - innhold
Budskapet skal være enkelt, direkte og konkret; en fremtidsrettet selvstyrt kommunesektorsom er til gavn for innbyggerne skal settes i sentrum. Kommunene skal i prosjektperioden diskutere aktuelle inndelingsalternativer for å oppnå:
Lokaldemokrati:
o Større handlefrihet til å foreta egne lokale prioriteringer
o Større oppslutning om lokale valg
o Øke innbyggernes kunnskap om og interesse for kommunepolitikken

Tjenesteyting
o Bedre tjenester til innbyggerne innenfor knappe ressurser og med økende forventninger og krav til tjenestenes kvalitet og omfang
o Være attraktive nok til å få tilstrekkelig med faglært arbeidskraft til å kunne yte kvalitativt gode tjenester
Lovforvalter
o Å ivareta innbyggernes rettigheter
o Å ivareta rettssikkerheten til innbyggerne
Samfunnsutvikling
o Bedre planlegging for en god sammenheng mellom bo-, arbeids- og fritidsaktiviteter innbyggerne
o Betingelser og ressurser til å kunne være gode på næringspolitikk og kunne skape vekst og utvikling i lokalsamfunnet og i regionen
o Slagkraft og konkurranseevne ovenfor andre regioner

Budskap - form
Motivet: Kommunene skal selv legge grunnlaget for egen utvikling
Prosess: Grunnlaget for endring skjer gjennom kommunene, sterk bottom-up tilnærming
Evne: Kommunesektoren er best i stand til å vurdere, og KS er best i stand til å kjøre prosessen
Trussel: Kommuner som ikke klarer å løse oppgavene til beste for innbyggerne, og en sterk stat og et inngripende Storting med sterk tradisjon og tro på at "staten løser alt", kan true lokaldemokratiet og folks mulighet til å være med å styre tjenestene og samfunnsutviklingen i Norge.
Handlekraft: Kommunene tar utfordringen og ansvar for egen utvikling.

Sentrale kommunikasjonskanaler
1. www.ks.no og Odin
2. Politiske fora sentralt og lokalt
3. Bevisst bruk av sentral koordineringsgruppe og enkeltpersoner i lokale prosjektgrupper i henhold til sentralt fastsatte milepæler
4. Media: Lokal- og regionalaviser. Kommunestruktur er god lokalavis-mat. Sats på lokalavisene, innhold blir debattert og diskutert, mens VG/Dagbladet er "glemt i morgen". Gjennom fokus på medietrening, oppfordres både prosjektgruppen og prosjektlederne å bruke media strategisk.
Regionale TV-sendinger (intervju ifb med regionale samlinger, konferanser mv.)
Pressemeldinger
Egen presseklipp på tematikken legges ut på ks.no
5. I prosjektfasen:
Konferanser (i egenregi og i andres regi)
KS.no/Odin
Informasjonsbrosjyrer